Ngay từ những bước đầu tiên đặt chân vào thị trường Việt Nam, B&Company không chỉ khẳng định vai trò là một công ty nghiên cứu thị trường và tư vấn giàu kinh nghiệm với hơn 15 năm hoạt động, mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp nước ngoài và Việt Nam. Sứ mệnh hỗ trợ kết nối kinh doanh giữa Việt Nam, Nhật Bản và các quốc gia khác đòi hỏi sự thấu hiểu sâu sắc về văn hóa, con người, cũng như khả năng tổ chức linh hoạt. Bài viết này sẽ giới thiệu hành trình của B&Company cùng một khách hàng Nhật Bản trong việc tìm kiếm đối tác sản xuất tại Việt Nam. Đây không chỉ là câu chuyện về những cuộc họp và lịch trình được chuẩn bị kỹ lưỡng, mà còn là hành trình khám phá những nét đặc trưng riêng của thị trường và văn hóa Việt Nam.

Trong giai đoạn tiếp nhận yêu cầu và tìm kiếm đối tác

B&Company đã nhận được yêu cầu từ một tập đoàn lớn của Nhật Bản chuyên về cơ khí. Khách hàng mong muốn mở rộng thị trường sang Việt Nam và tìm một đối tác gia công đáng tin cậy.

As a company with a good understanding of the market, B&Company quickly coordinated with the client to establish a survey plan, select and approach potential partners. With a team of experienced Vietnamese – Japanese staff, who have a deep understanding of the mechanical industry, B&Company started by looking up data on the information system covering nearly 90% of businesses operating in Vietnam, while taking advantage of the network of relationships in the industry.

Sau đó, công ty tiếp tục trao đổi với khách hàng, sàng lọc danh sách đối tác theo các tiêu chí riêng và liên hệ, phỏng vấn từng ứng viên để làm rõ thông tin về năng lực sản xuất, kinh nghiệm hợp tác với nước ngoài (đặc biệt là với các đối tác Nhật Bản), cũng như mức độ sẵn sàng hợp tác. Quá trình này kết thúc khi B&Company gửi cho khách hàng kết quả danh sách tổng hợp để lựa chọn những đối tác phù hợp nhất.

Sắp xếp buổi gặp gỡ và tham quan nhà máy

Tiếp theo, khách hàng sẽ sắp xếp chuyến thăm trực tiếp đến Việt Nam để tham quan nhà máy và đánh giá tiềm năng hợp tác trong tương lai. Về lịch làm việc, B&Company tuân thủ một quy trình rõ ràng: từ giới thiệu thành viên, mục đích chuyến đi, đến phần nhà máy trình bày năng lực sản xuất, hỏi đáp, tham quan dây chuyền sản xuất, sau đó tổng kết và kết thúc buổi làm việc. Nhiều nhà máy Việt Nam được trang bị máy móc hiện đại và quy trình tiêu chuẩn, khiến khách hàng Nhật Bản bất ngờ: “Chúng tôi chưa từng thấy những máy móc này ở Nhật Bản, thật ấn tượng!”

Photos inside the factory tour

Tuy nhiên, yêu cầu của khách hàng lần này không hề đơn giản. “Chúng tôi muốn tối ưu lịch trình để gặp khoảng 20 công ty ứng viên trong một tuần, với 2 nhóm làm việc, và các ứng viên nằm rải rác tại Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Hưng Yên, Bắc Ninh,” khách hàng chia sẻ. B&Company phải tính toán tỉ mỉ để đảm bảo đủ thời gian trao đổi, đồng thời giảm thiểu thời gian di chuyển. Để làm được điều đó, B&Company đã phối hợp với nhiều đơn vị địa phương: từ đơn vị vận chuyển, khách sạn, nhà hàng, đến việc lựa chọn phiên dịch viên. Tất cả nhằm tạo nên một lịch trình trọn vẹn và thuận lợi.

– Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển là một trong những ưu tiên hàng đầu. B&Company đã tìm kiếm các công ty uy tín, tài xế cẩn thận, hiếu khách và có kinh nghiệm phục vụ khách hàng Nhật Bản.

– Về phiên dịch viên, mặc dù B&Company có nhiều nhân viên đạt trình độ tiếng Nhật N1, N2, công ty vẫn quyết định tuyển thêm phiên dịch viên dự án. Quy trình này rất chặt chẽ, bao gồm hai vòng xét duyệt hồ sơ và phỏng vấn chuyên sâu, mô phỏng các tình huống phiên dịch liên quan đến gia công cơ khí. Sau nhiều vòng, B&Company đã lựa chọn được hai ứng viên xuất sắc đồng hành cùng hai nhóm khách hàng. Hợp đồng phiên dịch nêu rõ trách nhiệm, yêu cầu họ chuẩn bị tài liệu trước, tìm hiểu về lĩnh vực gia công, và sẵn sàng hỗ trợ dịch ngoài giờ khi cần. Kết quả là khách hàng đánh giá rất cao chất lượng phiên dịch, thậm chí còn phản hồi tích cực: “Chúng tôi thực sự ấn tượng với cách các phiên dịch viên không chỉ chia sẻ về nội dung chuyên môn mà còn về con người, văn hóa và ẩm thực của từng điểm đến.”

– Trong quá trình tìm kiếm chỗ lưu trú, B&Company đã khảo sát hơn 20 khách sạn tại các tỉnh, thành nơi hạ tầng dịch vụ chưa thực sự phát triển. Nỗ lực này nhằm đảm bảo khách lưu trú tại khách sạn 3 sao với cơ sở vật chất hiện đại, có bữa sáng, dịch vụ giặt là, phòng gym, hồ bơi và an ninh tốt. Sau chuyến đi, khách hàng đã khen ngợi: “Dịch vụ khách sạn rất tốt, đồ ăn ngon, chúng tôi vô cùng hài lòng.”

– Việc lựa chọn địa điểm ăn uống cũng quan trọng không kém. B&Company luôn “đi trước một bước” bằng cách khảo sát trước một số địa điểm, hỏi ý kiến từ các doanh nghiệp địa phương mà khách sắp đến thăm để đảm bảo họ tìm được nơi ăn uống phù hợp và an toàn. Với lịch làm việc bận rộn, việc đảm bảo cho khách có những bữa ăn chất lượng, đa dạng vùng miền không chỉ là nhu cầu cơ bản mà còn là cách để trải nghiệm văn hóa địa phương. Khách đã có cơ hội thưởng thức bánh mì baguette và bún cua ở Hải Phòng, phở ở Hà Nội, cùng nhiều món ăn địa phương khác. Một số món như “lòng gà non” khiến khách vừa tò mò vừa dè dặt. Tuy nhiên, sau mỗi bữa ăn, không ai gặp vấn đề gì về sức khỏe. Thậm chí khách còn rất hào hứng, có người “vui vẻ gọi thêm phần,” hoặc bày tỏ: “Chúng tôi thực sự rất hào hứng khi được trải nghiệm những món ăn độc đáo chưa từng thấy ở Nhật Bản.”

– B&Company cũng chuẩn bị nước uống và kẹo trên xe buýt, tạo cảm giác thoải mái và tiện lợi. Dù bánh gạo rất phổ biến ở Nhật Bản, nhiều khách vẫn ấn tượng với hương vị bánh gạo rong biển “An” tại Việt Nam. Một thành viên trong đoàn hào hứng nói: “Tôi sẽ mua loại bánh này mang về làm quà vì hương vị thật khó quên!” Trước khi kết thúc ngày, B&Company còn tặng khách bánh gạo làm quà lưu niệm, kèm theo những lời chúc tốt đẹp.

Đã có nhiều tình huống phát sinh bất ngờ: đôi khi ứng viên đột ngột thay đổi lịch trình, nhưng B&Company đã linh hoạt ứng phó, thuyết phục hoặc sắp xếp lại để không ảnh hưởng đến kế hoạch chung. Công ty cũng trao đổi trước với khách hàng: “Việc thay đổi lịch trình là có thể xảy ra, nhưng chúng tôi luôn có phương án dự phòng.” Giao thông tại Việt Nam cũng là một trải nghiệm “đáng nhớ” đối với khách hàng. Họ “thót tim” khi chứng kiến xe máy lấn vào trước ô tô, hoặc các phương tiện di chuyển rất sát nhau. Khách hàng nhận xét: “Ở Nhật Bản, chúng tôi chủ yếu sử dụng phương tiện công cộng hoặc ô tô, và chưa từng thấy những cảnh tương tự.”.

Cuối cùng, việc đổi tiền sang VND vào cuối tuần cũng là một thách thức, vì ngân hàng đóng cửa và không thể sử dụng các tiệm vàng trái phép. B&Company chủ động thông báo trước cho khách hàng rằng họ cần đổi tiền tại Nhật Bản, hoặc lựa chọn các khách sạn chuyên phục vụ khách Nhật có dịch vụ đổi tiền. Mọi việc đều được xử lý gọn gàng, giúp khách hàng an tâm.

Kết thúc chuyến tham quan nhà máy

Chuyến đi đã khép lại suôn sẻ. Sau chuyến công tác, B&Company tiếp tục hỗ trợ khách hàng liên hệ với phía Việt Nam, thúc đẩy việc cung cấp thông tin như đã thỏa thuận ban đầu. Khách hàng đánh giá cao dịch vụ toàn diện: “Chúng tôi rất hài lòng với B&Company, mọi việc đều diễn ra đúng kế hoạch và vô cùng suôn sẻ.” Họ cảm ơn vì đã được giới thiệu về văn hóa, ẩm thực và con người Việt Nam, đồng thời khẳng định: “Trong tương lai, khi quay lại Việt Nam, chắc chắn chúng tôi sẽ liên hệ B&Company để tiếp tục được hỗ trợ.”

Thông qua hành trình này, B&Company không chỉ hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động kinh doanh mà còn giúp họ hiểu thêm về thị trường, văn hóa và con người Việt Nam. Câu chuyện trên không chỉ là việc kết nối hai nền kinh tế, mà còn là sự kết nối giữa con người, bản sắc và những trải nghiệm khó quên, mở ra tiềm năng hợp tác lâu dài trong tương lai.

* Nếu bạn muốn trích dẫn bất kỳ thông tin nào trong bài viết này, vui lòng trích dẫn nguồn cùng với liên kết đến bài viết gốc để tôn trọng bản quyền.