Là một trong hai trung tâm chính trị và kinh tế lớn của Việt Nam, Hà Nội cung cấp đa dạng các lựa chọn không gian văn phòng, từ các tòa nhà hạng A cao cấp ở trung tâm thành phố đến các văn phòng nhỏ hơn ở ngoại ô. Tuy nhiên, các công ty Nhật Bản mới vào Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) với ngân sách hạn hẹp và am hiểu địa phương, thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm địa điểm văn phòng phù hợp. Trong nhiều trường hợp, việc quyết định vội vàng, thiếu thông tin hoặc quá phụ thuộc vào các nhà môi giới dẫn đến việc chọn sai địa điểm. Kết quả là, các doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí vận hành cao hơn dự kiến, không gian văn phòng không đáp ứng được nhu cầu hoạt động, hoặc các vấn đề pháp lý và hợp đồng liên quan đến hợp đồng thuê.

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho các công ty Nhật Bản tại Việt Nam, B&Company đề xuất một số tiêu chí chính khi lựa chọn không gian văn phòng tại Hà Nội.

1. Đặc điểm ngành và nhu cầu hoạt động

Yếu tố đầu tiên cần xem xét là đặc điểm cụ thể của ngành và nhu cầu hoạt động thực tế của công ty

Nguồn: B&Company

– Các công ty trong lĩnh vực tài chính, tư vấn, luật hoặc công nghệ thường ưu tiên các quận trung tâm như Hoàn Kiếm, Ba Đình hoặc Mỹ Đình (Nam Từ Liêm) vì tính chuyên nghiệp và gần gũi với khách hàng và đối tác.

– Các doanh nghiệp trong lĩnh vực hậu cần, kho bãi hoặc bán sản phẩm công nghiệp có thể ưu tiên hiệu quả về chi phí, lựa chọn các lĩnh vực như Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, cung cấp mức giá thuê thấp hơn với cơ sở hạ tầng tốt.

– Các ngành công nghiệp sáng tạo, truyền thông hoặc các công ty khởi nghiệp có thể được hưởng lợi từ các mô hình văn phòng linh hoạt (ví dụ: không gian làm việc chung) trong Cầu Giấy, Tây Hồ, Thanh Xuân, nơi tập trung các tòa nhà văn phòng chia sẻ hiện đại.

Ghi chú:
Việc lựa chọn địa điểm không phù hợp với mô hình kinh doanh có thể gây khó khăn cho việc tiếp cận và kết nối với khách hàng, trong khi thời gian đi lại xa của nhân viên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất.

2. Chi phí thuê và cân nhắc về tài chính

Giá thuê nhà ở Hà Nội thay đổi đáng kể[1]:

Trong quý 1 năm 2025, thị trường văn phòng Hà Nội tiếp tục phục hồi tích cực với giá thuê tăng, tỷ lệ hấp thụ ròng mạnh và tỷ lệ trống giảm nhẹ.

– Loại C (không phải trung tâm): $10–15/m²/tháng

– Loại B (ví dụ: quận Cầu Giấy, quận Đống Đa): $15–25/m²/tháng

– Hạng A (ví dụ, thường nằm ở các quận trung tâm như Hoàn Kiếm và Ba Đình, hoặc trong các tòa nhà cao cấp như Keangnam): $30–50/m²/tháng

Ngoài tiền thuê cơ bản, doanh nghiệp nên tính thêm các chi phí bổ sung như phí dịch vụ tòa nhà (thường là $2–6/m²/tháng), tiện ích (điện, nước, internet), phí đỗ xe, bảo trì và quản lý, cũng như chi phí cải tạo và trang bị ban đầu.

Nhiều chủ nhà yêu cầu đặt cọc ba tháng cộng với tiền thuê nhà ba tháng trước, vì vậy các công ty nên quản lý dòng tiền cẩn thận.

3. Vị trí, Giao thông và Cơ sở hạ tầng

Văn phòng nên được đặt gần các tuyến đường chính, có bãi đậu xe rộng rãi, đặc biệt là khi hầu hết người lao động ở Việt Nam đi lại bằng xe máy hoặc ô tô.
Một số địa chỉ "sang trọng" ở khu Phố Cổ hoặc trong ngõ hẹp có thể thiếu chỗ đậu xe và gây ra nhiều bất tiện. Điều quan trọng nữa là phải xem xét liệu văn phòng có thuận tiện cho khách hàng, đối tác và nhân viên hay không.

Ghi chú:
Tắc nghẽn giao thông là một vấn đề lớn, đặc biệt là trong giờ cao điểm (7:00–8:30 sáng và 4:00–6:30 chiều). Năm 2024, Hà Nội ghi nhận 36 điểm ùn tắc giao thông trọng điểm, bao gồm các nút giao thông đông đúc như Nguyễn Trãi–Trần Phú (Hà Đông), Ngã Tư Sở (Đống Đa–Thanh Xuân), Cầu Giấy–Xuân Thủy–Hồ Tùng Mậu, Giải Phóng (Hoàng Mai) và đường Láng. Việc khảo sát thực địa vào giờ cao điểm được khuyến khích mạnh mẽ.

4. Xây dựng uy tín và chất lượng quản lý

Nhiều doanh nghiệp chú trọng vào giá cả và vị trí nhưng lại bỏ qua hoạt động xây dựng và danh tiếng:

– Có đội ngũ quản lý bất động sản chuyên nghiệp (ví dụ: Savills, CBRE, Knight Frank)

– Thang máy, điều hòa không khí và hệ thống phòng cháy chữa cháy được bảo trì thường xuyên và hoạt động đầy đủ

– Trước đây không có tranh chấp đáng chú ý nào với người thuê nhà.

Nên lựa chọn những tòa nhà có ban quản lý kỹ thuật chuyên trách và quy trình vận hành rõ ràng để xử lý kịp thời các sự cố như mất điện, sự cố cấp nước, sự cố điều hòa, thông gió, thang máy. Ngoài ra, tòa nhà phải đảm bảo tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy theo quy định tại Chỉ thị số 19/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ (ngày 24 tháng 6 năm 2024).[2] để đảm bảo an toàn hoạt động.

5. Khả năng mở rộng và tính linh hoạt trong tương lai

Một văn phòng lý tưởng phải đáp ứng được nhu cầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển trong tương lai:

– Có thêm không gian trống trong tòa nhà

– Điều khoản thuê linh hoạt cho phép điều chỉnh hoặc chấm dứt sớm với chi phí hợp lý

– Truy cập vào phòng họp bổ sung hoặc cơ sở hội nghị trực tuyến

Nhiều công ty bỏ qua điều này, sau đó phải đối mặt với những thách thức khi mở rộng nếu tòa nhà đã kín chỗ hoặc các điều khoản thuê không linh hoạt.

6. Tránh phụ thuộc quá nhiều vào các nhà môi giới

Chỉ dựa vào các nhà môi giới có thể dẫn đến thông tin thiên vị hoặc không đầy đủ:

– Họ có thể đề xuất những địa điểm có mức hoa hồng cao hơn

– Chúng có thể che giấu những nhược điểm của tòa nhà (ví dụ, điều hòa kém, thiếu chỗ đậu xe, thang máy quá tải)

Để đưa ra quyết định tốt nhất, doanh nghiệp nên:

– Đến thăm các địa điểm ít nhất 2–3 lần, bao gồm cả giờ cao điểm

– Gặp trực tiếp ban quản lý tòa nhà để làm rõ các điều khoản cho thuê

– Liên hệ với những người thuê nhà hiện tại để tìm hiểu về kinh nghiệm của họ

– So sánh ít nhất 5–7 lựa chọn trước khi quyết định

Nếu sử dụng dịch vụ môi giới, hãy chọn những công ty có uy tín với các thỏa thuận minh bạch thay vì chỉ dựa vào giới thiệu cá nhân.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong nghiên cứu thị trường và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam, B&Company cung cấp:

– Phân tích không gian văn phòng phù hợp với ngành, quy mô và chiến lược

– So sánh và khảo sát khách quan dựa trên tiêu chí của khách hàng

– Đánh giá quản lý tòa nhà, hệ thống kỹ thuật và lịch sử cho thuê

– Hỗ trợ đàm phán thuê để bảo vệ lợi ích kinh doanh

Khảo sát nhân viên nội bộ để xác định mô hình làm việc tối ưu (ngoại tuyến, kết hợp) và địa điểm phù hợp

[1] Tổng hợp của B&Company

[2][2] https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bat-dong-san/Chi-thi-19-CT-TTg-2024-phong-chay-chua-chay-nha-o-rieng-le-ket-hop-san-xuat-kinh-doanh-614757.aspx

* Lưu ý: Nếu bạn muốn trích dẫn thông tin trong bài viết này, vui lòng ghi rõ nguồn và kèm theo link bài viết để đảm bảo tôn trọng bản quyền.