Thiết lập kết nối với các đối tác địa phương phù hợp là một bước quan trọng đối với các công ty nước ngoài khi gia nhập hoặc mở rộng hoạt động tại Việt Nam. Trong khi nghiên cứu thị trường Việt Nam giúp xác định các đối tác tiềm năng, cuộc gặp kinh doanh đầu tiên tạo cơ hội để trao đổi thông tin, tìm hiểu nhu cầu kinh doanh và khám phá khả năng hợp tác. Chuẩn bị kỹ lưỡng, giao tiếp hiệu quả và theo dõi kịp thời là những yếu tố thiết yếu để các cuộc gặp này đạt hiệu quả. Bài viết này phân tích vai trò của các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên trong quá trình gia nhập thị trường, những thông tin mà các cuộc gặp này có thể cung cấp ngoài phạm vi nghiên cứu tại bàn, cũng như các bước quan trọng và thách thức liên quan, đồng thời đưa ra các ví dụ thực tiễn về hoạt động kết nối kinh doanh do B&Company hỗ trợ.

Diễn đàn Hợp tác Khu vực Việt Nam – Nhật Bản: B&Company tham gia

Nguồn: Bảo Chính Phủ

Vai trò của các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên trong quá trình gia nhập thị trường

Các công ty nước ngoài gia nhập hoặc mở rộng hoạt động tại Việt Nam thường cần xác định và kết nối với các doanh nghiệp địa phương phù hợp để tìm hiểu các cơ hội hợp tác tiềm năng. Họ có thể tiếp cận khách hàng, nhà phân phối, nhà sản xuất và nhà cung cấp tiềm năng thông qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm triển lãm thương mại, chương trình kết nối kinh doanh, hiệp hội ngành nghề và hoạt động tiếp cận doanh nghiệp trực tiếp. Những hoạt động này tạo cơ hội giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, trao đổi thông tin và xác định các đối tác kinh doanh tiềm năng[1].

Quy mô của các hoạt động này có thể được thể hiện qua Global Sourcing Fair Vietnam 2025, sự kiện ghi nhận 628 cuộc gặp kinh doanh một – một giữa 217 đơn vị trưng bày và 61 bên mua, tương ứng mức tăng 126% so với năm 2024. Sự kiện cũng ghi nhận 1.615 lượt tương tác kết nối kinh doanh tại các gian hàng triển lãm và 831 lượt kết nối kinh doanh trực tuyến[2]. Những số liệu này cho thấy nhiều phương thức khác nhau mà các công ty có thể sử dụng để thiết lập các mối liên hệ kinh doanh ban đầu và khám phá cơ hội hợp tác.

Business Matching Activities at Global Sourcing Fair Vietnam 2025

Đơn vị: Số lượt tương tác

Nguồn: Global Sourcing Fair Vietnam 2025

Trong quá trình gia nhập thị trường, các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên thường diễn ra sau khi các công ty đã tiến hành nghiên cứu thị trường sơ bộ và xác định các đối tác tiềm năng. Trong khi nghiên cứu thị trường Việt Nam giúp các công ty tìm hiểu điều kiện thị trường và xây dựng danh sách các doanh nghiệp phù hợp, các cuộc gặp ban đầu cho phép họ thiết lập liên hệ trực tiếp và thảo luận về khả năng hợp tác. Thông tin thu được từ các cuộc thảo luận này có thể hỗ trợ việc đánh giá thêm về đối tác, đàm phán và các hoạt động phát triển kinh doanh.

Các công ty có thể tìm hiểu gì từ các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên

Các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên cho phép các công ty nước ngoài thảo luận về các yêu cầu kinh doanh cụ thể, xác minh thông tin về đối tác tiềm năng và hiểu rõ hơn các điều kiện để hợp tác. Những cuộc thảo luận này đặc biệt hữu ích trong ba lĩnh vực.

Tìm hiểu nhu cầu thực tế của thị trường: Các cuộc gặp trực tiếp cho phép các công ty thu thập phản hồi về yêu cầu đối với sản phẩm, xu hướng ưu tiên trong mua hàng và nhu cầu của thị trường địa phương. Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA) khuyến nghị trao đổi với các nhà phân phối tiềm năng để hiểu đánh giá của họ về nhu cầu thị trường và tiềm năng của sản phẩm[3]. Những phản hồi này có thể giúp các công ty nước ngoài xác định liệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình có đáp ứng kỳ vọng của thị trường địa phương hay không, đồng thời nhận diện những điều chỉnh cần thiết.

Đánh giá năng lực của đối tác: Các cuộc gặp ban đầu tạo cơ hội thảo luận về năng lực vận hành, mạng lưới khách hàng và kinh nghiệm trong ngành liên quan của đối tác tiềm năng. Theo ITA, các công ty nên đánh giá các nhà phân phối tiềm năng tại Việt Nam dựa trên những yếu tố như cơ sở vật chất, lực lượng lao động, nguồn lực tài chính và khả năng đáp ứng các yêu cầu kinh doanh[4]. Những cuộc thảo luận này có thể giúp xác định các đối tác phù hợp, mặc dù có thể vẫn cần tiến hành xác minh thêm.

Làm rõ các điều kiện thương mại và hợp tác: Cuộc gặp đầu tiên cũng cho phép các công ty thảo luận về các điều kiện kinh doanh thực tế, bao gồm giá cả, số lượng đặt hàng, điều khoản thanh toán và phương thức giao hàng. ITA xác định đây là những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi đàm phán thỏa thuận với các đại diện kinh doanh nước ngoài[5]. Thảo luận về những vấn đề này ở giai đoạn đầu có thể giúp cả hai bên nhận diện những khác biệt có thể có trong kỳ vọng và xác định liệu có nên tiến hành các cuộc đàm phán chi tiết hơn hay không.

Các bước quan trọng và thách thức trong việc tổ chức các cuộc gặp kinh doanh đầu tiên

Việc tổ chức một cuộc họp kinh doanh đầu tiên hiệu quả bao gồm nhiều giai đoạn, từ xác định các đối tác phù hợp đến duy trì liên lạc sau cuộc thảo luận. Mỗi giai đoạn đòi hỏi sự chuẩn bị và phối hợp cẩn trọng để bảo đảm hai bên có thể trao đổi thông tin liên quan và đánh giá các cơ hội hợp tác tiềm năng. Hình dưới đây trình bày các bước chính trong quy trình này.

Key Stages in Organizing First Business Meetings

Nguồn: Phân tích của B&Company

Mặc dù có một quy trình rõ ràng, các doanh nghiệp nước ngoài có thể gặp một số thách thức thực tiễn khi sắp xếp các cuộc họp đầu tiên tại Việt Nam. Một vấn đề quan trọng là xác định đúng đại diện trong doanh nghiệp, vì đầu mối liên hệ ban đầu có thể không có thẩm quyền thảo luận về các quyết định mua hàng hoặc khả năng hợp tác. Việc chuẩn bị cho cuộc họp cũng đòi hỏi xác nhận lợi ích chung và bảo đảm cả hai bên có đủ thông tin trước khi thảo luận. Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sắp xếp lịch hẹn trước và tìm hiểu các thông lệ kinh doanh địa phương khi tiến hành kinh doanh tại Việt Nam[6].

Khác biệt ngôn ngữ và phương thức giao tiếp cũng có thể ảnh hưởng đến các cuộc thảo luận, đặc biệt giữa các doanh nghiệp Nhật Bản và Việt Nam. Tài liệu họp rõ ràng và hỗ trợ phiên dịch có thể giúp hai bên trao đổi chính xác hơn về các yêu cầu kỹ thuật và kỳ vọng thương mại. Sau cuộc họp, việc duy trì liên lạc cũng quan trọng không kém, vì có thể cần trao đổi thêm thông tin hoặc tiến hành các cuộc thảo luận bổ sung trước khi quyết định có tiếp tục hay không. Hướng dẫn xuất khẩu của Chính phủ Australia cũng khuyến nghị nhanh chóng theo dõi sau các cuộc họp kinh doanh[7].

Các cuộc họp kinh doanh đầu tiên trên thực tế: Các ví dụ từ B&Company

Các cuộc họp kinh doanh đầu tiên có thể phục vụ những mục đích khác nhau tùy thuộc vào ngành hoạt động, mục tiêu kinh doanh và giai đoạn gia nhập thị trường của doanh nghiệp. Thông qua các dịch vụ kết nối kinh doanh, B&Company đã hỗ trợ các doanh nghiệp nước ngoài xác định đối tác tiềm năng, sắp xếp các cuộc họp trực tiếp và thúc đẩy các cuộc thảo luận kinh doanh tại Việt Nam. Các hoạt động này bao phủ nhiều ngành khác nhau, từ sản xuất và hàng tiêu dùng đến logistics và công nghệ.

Ví dụ về các cuộc họp kinh doanh được B&Company hỗ trợ

Sự tổng hợp của B&Company

Kết luận: B&Company hỗ trợ các cuộc gặp doanh nghiệp đầu tiên như thế nào

Cuộc gặp doanh nghiệp đầu tiên không nhất thiết ngay lập tức dẫn đến hợp tác, nhưng mang lại cơ hội quan trọng để các doanh nghiệp tìm hiểu đối tác tiềm năng, đánh giá cơ hội kinh doanh và đưa ra quyết định sáng suốt về các bước tiếp theo. Các cuộc gặp hiệu quả không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn cần sự hỗ trợ phù hợp tại địa phương, đặc biệt khi các doanh nghiệp nước ngoài chưa quen thuộc với thị trường, thông lệ kinh doanh hoặc ngôn ngữ Việt Nam.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong nghiên cứu thị trường và tư vấn kinh doanh tại Việt Nam, chúng tôi hỗ trợ các doanh nghiệp nước ngoài trong toàn bộ quy trình kết nối doanh nghiệp. Dịch vụ của chúng tôi kết hợp nghiên cứu thị trường với việc tương tác trực tiếp cùng các doanh nghiệp địa phương, bao gồm:

– Nghiên cứu thị trường và xác định đối tác: Chúng tôi phân tích các điều kiện thị trường và xác định khách hàng, nhà phân phối, nhà sản xuất và nhà cung cấp tiềm năng dựa trên yêu cầu kinh doanh của từng khách hàng.

– Sàng lọc đối tác và kết nối doanh nghiệp: Chúng tôi đánh giá các đối tác tiềm năng, xác định các đầu mối liên hệ và người ra quyết định phù hợp, tiếp cận các doanh nghiệp được lựa chọn và sắp xếp cuộc gặp dựa trên lợi ích kinh doanh chung.

– Phỏng vấn tại địa phương và thăm thực địa: Chúng tôi thu thập thông tin trực tiếp về nhu cầu kinh doanh, yêu cầu sản phẩm và năng lực vận hành thông qua phỏng vấn, thăm nhà máy và các hoạt động thực địa khác.

– Điều phối cuộc gặp và hỗ trợ giao tiếp: Chúng tôi hỗ trợ chuẩn bị cuộc gặp, phiên dịch, điều phối tại địa điểm và giao tiếp giữa các doanh nghiệp nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam.

– Theo dõi và phát triển đối tác: Chúng tôi hỗ trợ duy trì trao đổi sau các cuộc gặp ban đầu, bao gồm trao đổi thêm thông tin, sắp xếp các cuộc thảo luận tiếp theo và hỗ trợ xây dựng các phương án hợp tác tiềm năng.

Dịch vụ của chúng tôi được thiết kế phù hợp với mục tiêu kinh doanh và giai đoạn phát triển thị trường của từng khách hàng. Thông qua sự kết hợp giữa nghiên cứu thị trường Việt Nam và hỗ trợ thực tế tại hiện trường, chúng tôi giúp các doanh nghiệp nước ngoài thiết lập các mối quan hệ địa phương phù hợp, đánh giá các cơ hội hợp tác tiềm năng và triển khai các hoạt động phát triển kinh doanh tại Việt Nam[13].

B&Company hỗ trợ các cuộc gặp doanh nghiệp đầu tiên

Nguồn: B&Company

Đọc thêm

B&Company hỗ trợ thấu hiểu Thị trường vượt ra ngoài Nghiên cứu như thế nào 

Cẩm nang dành cho nhà đầu tư nước ngoài “Kết nối kinh doanh với doanh nghiệp Việt Nam”

* Nếu bạn muốn trích dẫn bất kỳ thông tin nào từ bài viết này, xin vui lòng ghi rõ nguồn cùng với liên kết đến bài viết gốc để tôn trọng bản quyền.

[1] https://www.trade.gov/find-buyers-and-partners

[2] https://dl.secc.com.vn/photo/2025/10/21/gsfvn-2025-post-show-report-english-small-1761028235010.pdf

[3] https://www.trade.gov/evaluate-foreign-representatives

[4] https://www.trade.gov/country-commercial-guides/vietnam-distribution-and-sales-channels

[5] https://www.trade.gov/negotiating-agreement-foreign-representative

[6] https://www.trade.gov/country-commercial-guides/vietnam-business-travel

[7] https://export.business.gov.au/find-buyers-and-sales-partners/how-to-guides/plan-a-market-visit

[8] https://b-company.jp/bcompanys-journey-with-clients-to-find-partners-in-vietnam-in-the-field-of-mechanical-processing/

[9] https://b-company.jp/bcompany-supports-buyers-in-connecting-with-japanese-suppliers-in-the-beverage-sector/

[10] https://b-company.jp/a-vietnamese-enterprises-strategic-participation-at-viatt-2025-with-bcompany-support/

[11] https://b-company.jp/business-support-for-finding-baby-products-distributors-in-vietnam/

[12] https://b-company.jp/introduction-of-bcompanys-support-for-public-sectors-in-2025/

[13] https://b-company.jp/services/